普祺樂實業有限公司自1998年成立以來，由總經理張深閔帶領的團隊一直是全聯等大型連鎖賣場的可靠通路服務商，並積極進駐各賣場門市，為廠商管理貨物美化陳列、補貨及銷售等，提供完善的商品管理。
然而，隨著普祺樂代理的產品多達百項，又必須服務成千上百家門市，便亟需一套更有制度的工作流程，才能有效促進服務效率，幫助公司擴大服務產能。
有幸，恰好，在課堂上，張深閔聽到曾為超商設計App的學長、威納科技創辦人莊澤群提出，可利用手機讓業務員打卡上、下班及請假的構想，他靈機一動，聯想起自家長期面臨資訊不夠即時、透明，讓上游客戶產生質疑與不信任的問題。
「如果可以用App即時回傳畫面等資訊，讓客戶時時掌握最新進度，一定可以提升滿意度，」張深閔說。
2015年開始，張深閔便和威納共同研發「業務王」App，梳理業務服務流程，訂出明確的執行標準，並且透過數位化工具，提升管理效率。
開發App，跨出數位轉型第一步
提升客戶滿意度，的確是普祺樂的首要目標。過去，常有廠商巡視店面時，發現貨架上空空如也，回頭質疑業務員沒有做好補貨工作。可是，「其實業務可能才剛補完貨，剛好被消費者搶購一空，這不是該開心嗎？」張深閔無奈地說。
當時，普祺樂是採用人工上架後拍照存證並歸檔，廠商要等到次月才能看見報告，因此造成這些誤解與不信任；此外，書面分派任務的模式容易造成效率低落。
「我們代理的品項有上百樣，業務光是翻報表就要花費許多時間，」張深閔期待，透過App縮短業務工作流程，幫助公司走向數位化管理與轉型。
張深閔的理想實現了。業務員只需要打開手機，就能確認當日行程工作內容；抵達門市後，App便會自動打卡，同時顯示該門市的庫存狀態及任務；補完貨、做好商品美化後拍下照片，系統便會自動將照片回傳給對應的廠商，就連照片拍得不符標準，App也會即時要求修正。
換言之，透過這個工具，不只讓業務員能夠一次就把事情做完，省下事後整理報告的大量時間，還可以讓客戶零時差體驗到普祺樂的執行力。
另一方面，業務員一旦離開門市，App會自動打卡離開，讓主管清楚掌握每位業務員的工時、進度，以及花在某個客戶的時間及費用，更客觀地達到績效管理需求。
凝聚共識，提升工作效率
科技始終來自於人性，App的功能再強大，還是要回歸使用者層面，而員工的反彈也可能在此時出現。
2015年，普祺樂便面臨了這樣的挑戰。
「員工覺得公司派了一個間諜到他身邊監視，」張深閔坦承，當時在開發階段，曾遭遇強烈的內部反彈，但他親上火線，誠懇地持續溝通，不只找來業務部門開會協調，聆聽第一線外勤人員的痛點，也不厭其煩描繪使用App工作的好處。
他舉了許多例子向業務人員說明，譬如，業務員平日在各門市間奔波，常要等到週末才有時間整理報告，這時早就忘記照片是在哪家門市拍攝，還要花費額外時間回想細節，反倒費時費力；同時，他也不忘祭出「業務獎金加倍」的「胡蘿蔔」，用滴水穿石的耐心改變員工思維，鼓勵同仁朝向共同目標邁進。
隨著App在2016年上線，員工立即感受到新工具的便利，包含貨品上架與回報速度提升、不用再花額外時間整理報告，業務部門的加班時間因此直線下降……，而App的自動打卡功能，也讓員工不再因為忘記打卡而影響薪資權益，「我們真正做到把時間還給同仁，」張深閔自豪地說。
在長達一年的App開發階段，光是設計定位打卡、進出店面時間戳記就已嚴重影響團隊士氣，但張深閔始終沒有鬆口放棄，他不只親自帶著主管參與每次的App開發會議。
「因為我要讓同仁知道，老闆就是要做這件事，這就是公司未來的方向」，始終掛著謙遜笑容的張深閔，唯獨在此刻顯露出霸氣。
即使團隊對App的功能各有意見，遲遲無法上線，但他獨排眾議，寧可讓App先行上線，再持續改善系統功能，因為他深知，改變難以一步到位，穩紮穩打的策略，更適合資源有限的普祺樂。
撐過轉型的陣痛期後，自2016年至2021年，普祺樂業務員的年營收平均貢獻度一路從245萬元攀升至533萬元；也因為資訊即時更新，讓團隊能夠立刻回應調整，服務客戶家數也從23家快速成長至45家。終於，普祺樂的營收、獲利同步成長，2021年營收達4.8億元，獲利則突破1.6億元，較2016年翻漲近三倍。
但張深閔的企圖心不只於此。在數據為王的時代，他很清楚自己手上數據的含金量。
像是業務員每日上傳的照片，未來若加上影像辨識功能，就能幫客戶比較分析競品的狀況；另一個可能性，則是結合銷售、庫存及產品等資訊，應用在產品生命週期管理的AI，例如，某罐奶粉接近效期時，便可自動跳出提醒通知。
「要做到世界級的服務，就是要讓服務全面結構化，以及更精準化」，他有感而發地說。從App到AI運用，普祺樂的升級之路才剛要寫下精采的下一章。
原文分享：『用AVM做對管理』- 作者：吳安妮