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日正食品 sunrightfood

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總經理李采慧(著白外套者)

日正是一家成立於1975年的公司,由劉慶堂創立,最初從沙拉油業務起家,並將小包裝食品概念從日本引進台灣。如今,日正已成為台灣小包裝雜糧穀類與食用粉類的領導品牌,擁有多達10個系列、四百多項產品,並在全台5000個以上通路進行銷售。

日正是一家成立於1975年的公司,由劉慶堂創立,最初從沙拉油業務起家,並將小包裝食品概念從日本引進台灣。如今,日正已成為台灣小包裝雜糧穀類與食用粉類的領導品牌,擁有多達10個系列、四百多項產品,並在全台5000個以上通路進行銷售。除了自有品牌「日正」與「青的農場」外,公司還為大型連鎖量販通路、連鎖餐飲通路、食品加工廠提供代工服務。

公司長期面臨的問題是接到代工訂單後,報價過高而導致競爭力下降。通過內部財務控制與內部審計管理的落實,發現問題根源在於未能合理分攤間接成本,導致產品成本扭曲。

為了蒐集工作細項的實際工時而採行的「工時系統」,員工必須盡可能填寫上班八小時的工時與工作內容,據實說明一天做了哪些事,例如:9:00至12:00見甲客戶、13:30至15:00寫估價單等。這些內容,正好可以回答前述問題。 管理者為何需要知道每個員工、每個小時的工作內容?是否太枝微末節? 「這是要找出無效工時,」吳安妮解釋,當人力成本清楚分攤在各項專案中,各部門主管得以了解部門員工工時、工作內容間的關係是否合理,就能改善作業流程、提高工作效益。 「業務在哪裡?花多少時間服務一個客戶?司機從A公司送貨到B公司花費多少交通時間?」這些曾經讓李采慧非常困惑的疑問,都在系統分析下一覽無遺。

她舉例,報工系統發現,某位會計每天花五個小時切傳票,也發現有司機送完貨後藉機延遲不回公司,「這些都會為公司帶來額外成本,但以往的會計制度無法顯示這些成本,管理階層根本無從得知,員工也不易察覺自己的行為對公司成本造成多大影響。」

經過「填工時是在監視我有沒有認真工作」、「我已經很忙了怎麼可能花時間填工時」等員工質疑之聲頻頻的陣痛期,李采慧宣布:「包括我在內,公司每個人都要填工時。」同時,她也費心與員工溝通工時系統的意義,逐漸解除員工戒心,工時系統愈來愈準確。

效益,在此展現。

以業務單位為例,在報工系統上軌道後,不只省下了6%的時間得以開發新業務,銷售主管更從業務人員填寫的工時紀錄分析,將客戶分為三等級,鼓勵業務多照顧A級客戶來增加業績、縮短投入在B級與C級客戶的工時,轉而開發新客戶。

原文分享:『用AVM做對管理』- 作者:吳安妮

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